PERSENTASI
Presentasi merupakan salah satu bentuk
komunikasi yang penting dalam berbagai kegiatan hidup manusia. Mulai dari yang
paling sederhana, seperti presentasi yang dilakukan seorang anak yang ingin
dibelikan laptop karena sudah mulai
menulis skripsi pada ayahnya sampai dengan yang membutuhkan persiapan baik
seperti presentasi yang dilakukan sorang penemu pada sebuah konvensi ilmiah
internasional.
Presentasi kita lakukan pada dasarnya untuk mengkomunikasikan gagasan,
pemikiran atau informasi kepada orang lain. Gagasan, pemikiran atau informasi
itu bisa bersifat bisnis, sosial, keagamaan atau apa pun juga. Intinya, kita menyampaikan sesuatu pada orang lain dengan
tujuan tertentu. Kenapa “sesuatu” itu kita sampaikan, karena dalam pandangan
kita bisa membawa manfaat atau kebaikan bagi diri kita dan orang lain.
Oleh karena itu, presentasi merupakan bagian penting
dalam kehidupan manusia. Begitu juga dalam kegiatan bisnis, presentasi merupakan
salah satu bentuk komunikasi yang penting. Orang mempresentasikan produk,
sistem kerja, gagasan baru dalam pemecahan masalah, penjualan produk, pemasaran
barang dan jasa atau paparan temuan riset pasar merupakan kegiatan yang lazim
dilakukan dalam komunikasi bisnis. Siapa pun yang terlibat dalam
kegiatan bisnis atau organisasi bisnis pasti akan melakukan presentasi.
Hanya saja, kini muncul kesan,
presentasi itu dipersempit maknanya. Baru disebut presentasi bila kita
menyampaikan sesuatu dengan menggunakan perangkat bantu presentasi seperti overhead projector atau laptop yang dihubungkan dengan LCD
Sedangkan
Anjali (2007:36-39) menyebutkan ciri-ciri presentasi yang membedakannya dari
jenis-jenis pembicaraan lain seperti pidato atau pemaparan publik (public expose) adalah sebagai berikut:
- Biasanya dilakukan secara formal
- Biasanya disusun secara matang dan terencana
- Biasanya sudah ditentukan waktu, tempat dan materinya
- Biasanya dibantu oleh alat-alat peraga ataun alat-alat bantu presentasi
- Biasanya dipandu oleh seorang pemandu atau moderator
- Biasanya menghendaki adanya pihak lain sebagai sasaran presentasi
- Biasanya diikuti dengan sesi tanya jawab
- Biasanya memiliki tujuan dan taget tertentu
“mengapa harus melakukan presentasi?” Jawaban atas pertanyaan ini tidak
bisa dilepaskan dari fungsi dan tujuan komunikasi. Fungsi komunikasi bisa
disebutkan secara sederhana yakni informatif yaitu menyampaikan informasi,
edukatif yaitu menyampaikan pendidikan, dan hiburan yakni orang merasa terhibur
dengan materi komunikasi yang kita sampaikan. Sedangkan tujuannya tentu seperti
tujuan komunikasi pada umumnya yaitu mengubah atau meneguhkan pengetahuan,
sikap, pendapat dan perilaku khalayak komunikasi. Pada bagian berikutnya dari
modul ini kita akan membahas lebih mendalam tentang tujuan presentasi ini.
Untuk sementara ini, kita akan
melihat manfaat praktis saja dari presentasi. Kita bisa membandingkan dengan
penyajian informasi melalui laporan. Pada umumnya, meski disediakan rangkuman
eksekutif, laporan itu cukup tebal. Orang perlu menyediakan waktu cukup banyak
untuk bisa menangkap makna dan maksud laporan. Presentasi laporan akan sangat
memudahkan orang untuk memahami laporan. Melihat tebalnya laporan saja, banyak
orang yang merasa enggan membacanya apalagi mencermati isinya. Apalagi bila ada
bagian yang tidak bisa kita pahami, kita tak bisa bertanya langsung pada
penulis laporan. Berbeda dengan presentasi, orang yang tak paham bisa langsung
bertanya pada penyajinya.
Namun
untuk membantu memudahkan pemahaman khalayak atas apa yang kita sajikan dalam
presentasi, tentunya kita perlu mengorganisasikan pesan dengan cara tertentu.
Kita bisa melihat tahapan-tahapan yang juga mencerminkan langkah-langkah yang
perlu kita lakukan manakala kita hendak melakukan presentasi.
langkah2 persentasi :
a. Perencanaan
1. Merumuskan tujuan ,menetapkan tujuan memilih gaya dan nada
2. Menganalisis khalayak.
3. Memilih saluran dan media komunikasi
b. Pengorganisasian dan Komposisi
4. Mengorganisasikan pesan
5. Komposisi pesan
c. Revisi
6. Mengedit dan Menulis ulang pesan
7. Menyusun dan Mengoreksi pesan.
Adapun
sistematika umum dalam menyusun pesan untuk presentasi adalah sebagai
berikut:
- Pendahuluan
Bagian
ini pada umumnya hanya untuk mencairkan suasana. Kita bisa memperkenalkan diri
atau menyampaikan guyonan. Bagian ini penting, karena pada bagian inilah kita
berusaha memotivasi orang untuk mengikuti presentasi sesuai dengan tujuan
presentasi kita. Kita menyamapakan tujuan dengan khalayak. Oleh karena itu,
biasanya pada bagian ini dikemukakan hal-hal yang kiranya penting untuk
diketahui khalayak. Beberapa hal yang biasanya dikemukakan adalah:
-
perkenalan diri
-
pentingnya apa yang kita uraikan
-
manfaat yang bisa diperoleh khalayak
-
konsekuensi bila presentasi ini dilewatkan
- Isi
Ini merupakan bagian terpenting dari
presentasi. Karena inilah bagian tempat kita
menyampaikan pokok bahasan. Ada baiknya, kita menentukan terlebih dulu pokok
bahasan yang hendak disampaikan, sehingga isi pembahasan tidak melantur. Kita tetap
fokus pada apa yang hendak kita sampaikan.
- Penutup
Bagian ini biasanya berisikan kesimpulan dan
ucapan terima kasih. Di samping itu, pada bagian penutup ini selain
menyimpulkan orang juga bisa membuat himbauan atau ajakan untuk bertindak.
Kini, kita
membahas jenis-jenis presentasi. Pengenalan jenis-jenis
Presentasi
ini akan memudahkan Anda mengetahui tujuan, cara
mempersiapkan dan menganalisis khalayaknya. Sudah barang tentu, isi
presentasinya pun akan berbeda bila jenis presentasi yang
disampaikan
berberda
pula. Secara umum dapat disebutkan jenis-jenis presentasi itu
adalah briefing, rapat orientasi, program
pelatihan dan laporan penelitian.
Untuk
jenis-jenis presentasi ini dan contoh-contohnya, lebih jelasnya
dapat kita
lihat tabel di bawah ini:
3 tujuan
presentasi ini, yakni untuk:
- Memotivasi atau menghibur. Bila Anda berusaha memotivasi atau menghibur khalayak, biasanya Anda harus banyak bicara. Misalnya saja ketika Anda diminta untuk menyampaikan sepatah-dua patah kata untuk menghormati para pegawai yang pensiun. Anda mungkin akan memberikan komentar yang menunjukkan perhatian dan apresiasi terhadap mereka dan menggambarkan betapa besarnya sumbangan yang diberikan para pensiunan itu terhadap organisasi/lembaga bisnis Anda.
- Menginformasikan atau menganalisis. Kalau Anda bertujuan menginformasikan atau menganalisis situasi, maka secara umum Anda dan khalayak akan berinteraksi. Pada dasarnya ini sama dengan sekelompok orang yang mengadakan rapat untuk mendengarkan persentasi lisan, lalu di antara khalayak saling memberi komentar.
- Mempersuasi atau kolaborasi. Kebanyakan interaksi ini terjadi bila
Anda bertujuan untuk mempersuasi orang lain melakukan tindakan
tertentu atau mengajak orang lain
berkolaborasi untuk memecahkan
masalah. Dalam hal ini Anda umumnya harus
terlebih dahulu
menyampaikan data dan fakta untuk meningkatkan pemahaman khalayak
atas permasalahan yang dibicarakan. Lalu Anda
menyatakan argumentasi
yang mendukung
kesimpulan atau rekomendasi yang Anda tawarkan.
Sebagai tambahan Anda
pun meminta khlayak untuk berpartisipasi
dengan menyatakan kebutuhan, saran,
pemecahan, perumusan
kesimpalan, dan rekomendasi. Karena Anda
melakukan persetasi
persuasif dan kolaboratif yang melibatkan
khalayak untuk aktif, maka
Anda relatif sedikit bisa mengontrol
materi persetasi Anda sehingga Anda
harus cukup fleksibel dalam menyesuaikan
diri dengan masukkan baru
dan reaksi yang tak terduga.
No comments:
Post a Comment