PERSENTASI BISNIS

PERSENTASI BISNIS

 

Dalam perencanaan presentasi ini, hal-hal yang harus kita persiapkan adalah sebagai berikut:

1. Pengembangan gagasan utama.

Langkah pertama adalah merumuskan gagasan utama. Gagasan utama ini menghubungkan pokok bahasan dan tujuan dengan kerangka pengalaman khalayak, seperti yang sering kita lihat dalam iklan-iklan yang menunjukkan manfaat sebuah 

<!..more..> produk untuk konsumen, misalnya Dancow menyehatkan Anda. Sekarang cobalah merumuskan gagasan utama tersebut dalam sebuah kalimat yang merangkumkan argumen untuk meyakinkan khalayak. Anda bisa melihat contoh berikut ini :

Peningkatan permintaan pada kendaraan troda empat dengan cc kecil yang lebih hemat bahan bakar akibat terjadinya peningkatan harga BBM.  

2. Membuat kerangka.

Dengan  gagasan utama yang sudah dipersiapkan dengan baik, Anda bisa mulai menyusun kerangka. Struktur kerangka ini hendaknya memperhitungkan pokok bahasan, tujuan, khalayak, dan waktu tersedia untuk presentasi. Untuk contoh kerangka presentasi lihat di bawah ini :     

                   

   KOMPETITOR BARU MERAMAIKAN

    BISNIS FAST-FOOD

Tujuan:  Menyadarkan para pemiliki usaha waralaba atas peningkatan ancaman persaingan dari toko-toko swalayan terkemuka.

I. Pembukaan: perebutan pangsa pasar di antara pemilik usaha waralaba semakin sengit dengan masuknya toko-toko swalayan terkemuka dalam bisnis ini.

II. Toko-toko swalayan terkemuka semakin menunjukkan ancamannya.

§  Toko-toko swalayan terkemuka tahun ini berhasil memperoleh Rp. 78 milyar dari penjualan makanan cepat-saji dan tingkat pertumbuhan penjualannya mencapai 15%/tahun.

§  Dua toko swalayan kelas C yang mengembangkan bisnis makanan cepat-saji ini adalah TS Dept. Store dan Saeroh Dept. Store. TS Dept. Store mengembangkanmakanan cepat-saji dari milkshake sampai hotdogs dan hamburger. Sedangkan Saeroh Dept. Store berhasil melakukan eksperimen untuk pengembangan restoran fast-food yang self-service.

§  Sementara banyak toko swalayan lain yang kini sedang menyiapkan rencana membuka restoran fast-food dan uji-coba untuk keperluan ini sedang berlangsung.

III. Toko-toko swalayan terkemuka sedang membangun food-court dengan menu yang menarik konsumen.

IV. Toko-toko swalayan tersebut sangat dibantu oleh promosi periklanan.

V. Kesimpulan: Ambisi toko-toko swalayan terkemuka itu memaksa kita untuk menambah investasi agar bisnis waralaba makanan cepat-saji ini tetap dapat menghasilkan uang.

Dalam membuat perencanaan presentasi ini, kita juga harus memasukkan pertimbangan waktu pada saat kita membuat kerangka presentasi ini. Karena, presentasi yang terlalu lama juga tidak efektif. Khalayak akan bosan, apalagi bila kita sudah mengulang-ulang informasi yang sama yang sudah dimengerti dan diketahui oleh khalayak. Lama presentasi tersebut jelas ditentukan oleh panjangnya presentasi. Untuk memperkirakan berapa lama presentasi kita berlangsung bisa dihitung dengan jumlah kata-kata yang diucapkan dalam satu menit. Rata-rata kita mengucapkan kata-kata 125 kata/menit.

Selain itu, dalam perencanaan presentasi kita juga memperhitungkan gaya presentasi kita.  Gaya presentasi ini umumnya dibagi menjadi 3 yakni gaya presentasi untuk kelompok kecil, gaya resmi untuk kelompok besar dan gaya presentasi untuk peristiwa penting.

Dalam melakukan presentasi ini, untuk lebih meningkatkan efektivitas komunikasi kita sudah lazim dipergunakan alat bantu audio-visual. Pentingnya menggunakan alat-bantu audio-visual ini adalah untuk membantu baik pembicara maupun khalayak mengarahkan perhatian kepada hal-hal yang penting. Gagasan utama kita jadi lebih mudah diingat dan dimengerti oleh khalayak.

Pertama-tama kita melihat dua jenis alat bantu visual ini. Pertama visualisasi teks yang dibentuk dengan menggunakan kata-kata yang akan membantu khalayak mengikuti arus gagasan. Dengan visualisasi teks ini, kita menyajikan rangkuman pesan sehingga khalayak dapat melihat pikiran-pikiran yang disampaikan. Kedua visualisasi grafis yang memberikan penekanan terhadap fakta-fakta penting. Visualisasi ini membantu khalayak memahami data numerik dan jenis informasi lain yang sukar difahami kalau dinyatakan secara lisan.

Namun kita harus waspada, penggunaan alat bantu visual tersebut dapat menjadi kontraproduktif. Karena itu, agar alat bantu tersebut membantu efektivitas komunikasi kita, perhatikanlah hal-hal di bawah ini:

§    Pastikan semua khalayak dapat melihat dengan baik

§    Berikan kesempatan kepada khlayak untuk membaca visualisasi itu sebelum Anda memberikan uraian.

§    Batasi setiap alat bantu visual itu hanya untuk satu gagasan.

§    Jangan menyampaikan sesuatu yang bertentangan antara penjelasan lisan dengan visualisasi.

§    Jangan membaca teks yang divisualisasikan kata demi kata.

§    Ketika selesai membahas butir yang divisualisasikan, segeralah hentikan alat visualisasi tersebut.

Sekarang kita akan membahas medium yang tepat untuk membantu presentasi kita, ada banyak medium yang kita pilih dari alternatif berikut ini:

§  Handout. Ketika melakukan presentasi Anda mungkin membagikan lembaran kertas yang berisikan agenda, kerangka program, abstrak laporan, atau bahan pendukung seperti tabel dan grafik. Handout ini akan membantu khalayak memperhatikan pokok gagasan Anda. Namun dapat juga mengganggu karena khalayak lebih tertarik pada handout daripada uraian Anda.

§  Papan tulis. Untuk presentasi pada kelompok kecil, Anda mungkin memilih papan tulis guna menggambarkan gagasan Anda, karena medium ini langsung kita gunakan, maka sifatnya amat fleksibel. Namun untuk situasi tertentu penggunaan papan tulis ini terkesan sangat informal.

§  Overhead projektor (OHP). Alat bantu yang paling umum dipergunakan dalam presentasi bisnis adalah OHP ini. Karena alat ini dapat memproyeksikan transparansi pada layar di tengah sinar yang benderang. Transparansi ini dengan mudah dapat kita buat secara manual, fotokopi, atau menggunakan komputer. Kini, sudah terbiasa digunakan LCD projector dan mulai menggantikan OHP dalam banyak kegiatan presentasi bisnis.

§  Slide. Isi slide dapat berupa teks grafis atau gambar atau juga bila Anda sudah mahir dapat menggabungkan ketiganya. sayangnya slide hanya bisa diproyeksikanm di ruang yang relatif gelap.

§  Alat bantu lain. Dalam presentasi teknis maupun ilmiah, sampel produk atau model dapat dipergunakan sebagai alat bantu, sehingga khalayak bisa mrngalaminya secara langsung. Selain itu kita juga dapat menggunakan videotape atau audiotape dan film. Videotape dan film cukup efektif untuk menarik perhatian khalayak karena disajikan secara lebih hidup dan berwarna.

Secara umum penggunaan alat bantu audio-visual dapat memperlihatkan bagaimana sesuatu terlihat, bekerja atau berhubungan satu sama lain. Namun hendaknya kita ingat bahwa alat bantu audio-visual tersebut bukan merupakan pengganti kata-kata lisan, melainkan alat bantu untuk menarik dan membangun minat, serta untuk menunjukkan informasi yang penting. Oleh karena itu, kita harus pandai memilih medium mana yang paling tepat dalam melakukan presentasi.

Dalam hal penggunaan media atau medium presentasi ini, kita teringat pada kenyataan bahwa dalam presentasi adakalanya yang lebih dipentingkan adalah cara atau bagaimana mempresentasikannya, bukan apa atau materi presentasinya. Tentu saja pernyataan tersebut bukan mengecilkan materi presentasi dan lebih menekankan pada cara presentasinya. Namun pernyataan tersebut lebih dimaksudkan bahwa bagaimana kita mempresentasikan pun harus diperhatikan, bukan hanya memperhatikan apa yang dipresentasikan saja. 

Bila presentasi kita menggunakan alat bantu seperti OHP atau LCD projector, maka sangat penting untuk mempersiapkan materi yang akan ditayangkan. Materi yang akan ditayangkan tersebut adalah kalimat-kalimat inti yang ditulis dengan singkat. Kita tak perlu memuat seluruh kalimat dalam lembar transparansi bila menggunakan OHP atau slide PowerPoint bila menggunakan LCD projector karena akan menyulitkan khalayak membacanya, melainkan hanya kata-kata kunci yang penting saja.

-->

Kita bisa melihat pada Gambar  itu, hanya butir-butir pokok saja yang ditayangkan. Ada 7 kelompok kalimat yang dituliskan dalam slide untuk bagian pembahasan mengenai masyarakat pengguna program diploma politeknik. Ringkasnya kalimat yang ditampilkan membantu khalayak untuk memahami butir-butir pokok atau pikiran-pikiran utama yang dipresentasikan.

       Selanjutnya, setelah persiapan selesai tentu kita harus menetapkan bagaimana presentasi akan kita lakukan. Ini berkenaan dengan bagaimana cara presentasi tersebut akan dilangsungkan yang berarti kitab harus juga mempelajari metode presentasi seperti berikut ini.

Metode Presentasi

Kini tibalah kita pada pembahasan mengenai teknik penyampaian presentasi. Dalam teknik penyampaian ini kita bisa memilih salah satu dari empat metode penyampaian berikut ini :

-       Memori. Janganlah Anda menghapalkan semua pesan yang akan dipresentasikan, karena akan sulit untuk mengingat semuanya. Cukup mengingat garis besarnya saja.

-       Membaca. Bila kita mempresentasikan pesan yang bersifat teknis dan kompleks, tak usah ragu untuk membaca dari teks yang sudah kita persiapkan, ketika kita harus membaca jangan sampai kita kehilangan kontak mata dengan khalayak. Untuk itu kita dapat berhenti sesaat untuk melihat khalayak, mengangkat tangan, atau mengeraskan dan melembutkan suara.

-       Berbicara dengan memegang catatan. Anda membuat catatan hal- hal yang penting, kemudian Anda berbicara melalui catatan tersebut. Ketika pendengar kelihatan bingung, Anda dapat lebih menjelaskan butir tersebut atau beralih ke pokok bahasan lain.

-       Berbicara impromtu. kalau Anda diminta untuk berbicara secara mendadak, itulah impromtu. Dalam situasi seperti ini, pikirkanlah beberapa saat apa yang hendak Anda katakan, tapi ingat jangan tergoda untuk melantur.

Menjawab Pertanyaan

Dalam presentasi tentu saja ada biasanya selalu disediakan sesi tanya-jawab. Apalag bila kita mengingingkan presentasi itu bukan merupakan komunikasi satu arah melainkan  presentasi yang dibangun dengan semangat dialog dan intearktif. Berikut ini beberapa cara menjawab pertanyaan yang diajukan khalayak presentasi kita:

a.     Jawab pertanyaan dengan singkat dan sikap manis. Ketika menjawab pertanyaan fokuskan perhatian kita pada orang yang mengajukan pertanyaan dengan memperhatikan bahasa tubuh dan ekspresi wajah agar kita dapat memastikan apa yang dimaksudkannya. Kemudian dengarkan dengan penuh seksama. Saat menjawab, ulangi pokok pertanyaan itu untuk memastikan kita memahami maksudnya dan membantu khalayak lain memahami pertanyaan yang diajukan. 

b.     Jangan biarkan khalayak memonopoli perhatian kita. Mungkin ada satu dua khalayak yang memonopoli sesi tanya jawab. Cobalah Anda memberi kesempatan kepada orang lain yang duduk di bagian lain ruang presentasi.

c.     Menjawab tanpa emosional pertanyaan keras. Kebanyakan orang mengajukan pertanyaan hanya untuk sekedar meminta penjelasan atau informasi tambahan. Biasanya kita akan menjawab pertanyaan seperti ini dengan ramah, namun ada juga khalayak yang bertanya dengan keras. Ketika ini terjadi tetaplah tenang. tataplah mata penanya dan jawablah pertanyaan sebaik mungkin tanpa memperlihatkan perasaan kita.

      Sedangkan Anjali (2007: 247-249) memberikan saran yang lebih teknis dan operasional dalam menjawab pertanyaan dari khalayak. Menurut Anjali, dalam menjawab pertanyaan khalayak itu, strategi yang dikembangkan adalah:

a.     terima pertanyaan dari seluruh khalayak

b.     simak pertanyaan khalayak drengan seksama

c.     batasi jumlah pertanyaan khalayak

d.     berikan jawaban yang berkualitas

e.     fokuskan jawaban sesuai topik utama

      Selanjutnya, kita pun penting memperhatikan kredibilitas kita sebagai penyaji dalam sebuah kegiatan presentasi. Karena dalam presentasi, kredibilitas kita sebagai penyaji sangat penting. Itulah sebabnya mengapa kita harus berupaya memaksimalkan kredibilitas tersebut. Kredibilitas kita bisa ditingkatkan dengan cara seperti berikut :

a.     Menunjukkan kompetensi. Pendengar akan terpengaruh oleh orang yang dipercaya memiliki kualifikasi dalam bidang tertentu. Karena itu kita harus (a) memiliki pengetahuan mengenai pokok bahasan, (b) memperkenalkan kredensial seperti gelar akademik dan pengalaman profesional, dan (c) memperlihatkan kemampuan.

b.     Raih kepercayaan khalayak. Untuk ini Anda harus bersikap  jujur dan tidak memihak.

c.     Menekankan kesamaan dengan khalayak.

d.     Meningkatkan imbauan Anda pada khalayak, dengan memperhatikan penampilan.

e.     Memperlihatkan ketulusan.

Hal lain yang penting kita perhatikan adalah saat kita menyampaikan presentasi kita. Ini merupakan hal-hal teknis, yang kelihatannya sepele namun sangat menentukan keberhasilan presentasi kita. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat kita menyampaikan presentasi adalah:

a.          jaga kontak mata dengan khalayak,

b.         berbicara dengan jelas dan tegas,

c.          jangan berbicara terlampau cepat,

d.         pastikan suara Anda dapat didengar semua orang,

e.          berbicara dengan gaya asli Anda sendiri,

f.          berdiri tegak,

g.          gunakan gerak-gerik yang alami,

h.         jawab pertanyaan dengan penuh kesabaran, dan

i.           jaga perasaan Anda ketika menghadapi kritik.

Saran presentatsi, khususnya dalam posisi kita sebagai penyaji, seperti yang dikemukakan Anjali (2007:51) berikut ini:

1. pendengar kita adalah orang yang beragam sifatnya, jumlahnya, atau kualitasnya
2. kebutuhan pendengar haris lebih diutamakan daripada kebutuhan kita sebagai penyaji
3. seorang penyaji bertugas melayani dengan cara memberikan cara, gaya, dan isi presentasi yang dibutuhkan oleh pendengar
4. terkadang penyaji harus mengikuti kecenderungan pendengar dalam hal pembicaraan dan seni berbicara.

--> (Sumber : BMP Komunikasi Bisnis, Dr. Yosal Iriantara)