PENYELENGGARAAN RAPAT BISNIS

     PENYELENGGARAAN RAPAT BISNIS

 

(Sumber : BMP Komunikasi Bisnis , Dr. Yosal Iriantara)

 Pada dasarnya, rapat merupakan kegiatan komunikasi. Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Mempelajari rapat dalam konteks komunikasi kelompok dalam komunikasi bisnis, sebagai salah satu bentuk komunikasi, tentu saja, rapat dilakukan dengan tujuan dan melahirkan efek tertentu khususnya yang berkenaan dengan kinerja organisasi bisnis dan arus informasi yang berjalan pada satu organisasi bisnis. 

<!..more..>

berikut menunjukkan bagaimana hubungan antara rapat dan kepuasan kerja. Gambar tersebut menunjukkan bahwa bila kepuasaan kerja rendah namun jumlah rapat tinggi, maka yang akan dihasilkan adalah kualitas kerja yang rendah. Namun bila kepuasan kerja tinggi dan rapat jumlahnya tinggi juga maka kualitas kerja yang dihasilkan pun akan tinggi. Hal tersebut menunjukkan betapa pentingnya peran rapat bagi satu organisasi bisnis.

Setelah kita mengetahui makna dan arti penting rapat bagi kegiatan bisnis, maka pertanyaan yang segera muncul adalah, istilah rapat memang sudah sering kita dengar tapi apakah sebenarnya arti atau pengertian rapat? Kita bisa mengikuti penjelasan yang disampaikan Curtin, Floyd, dan  Winsor (2000:186) yang menyatakan bahwa rapat merupakan sumber berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat. Bila mengacu pada apa yang diuraikan ini maka rapat pada dasarnya merupakan pertemuan berbagai orang untuk menemukan gagasan atau mengambil keputusan.

       Tapi rupanya, arti rapat lebih dari sekedar itu. Dengan mengutip Davis, Curtin, Floyd, dan  Winsor (2000:186) menyatakan bahwa rapat sangat efektif untuk memperoleh partisipasi dan sambutan yang aktif. Rapat juga dapat menjadi sebuah sarana untuk memperoleh informasi di atas meja dan menghasilkan umpan-balik yang berguna. Rapat memungkinkan orang-orang memberikan kontribusi secara pribadi dan membantu menghasilkan perasaan persahabatan yang mungkin tak ternilai harganya dalam pelaksanaan proyek atau produk baru.

      Lebih jauh lagi, Curtin, Floyd, dan  Winsor (2000:186) menyebutkan adanya tiga faktor yang membuat rapat menjadi sangat penting dalam dunia bisnis kontemporer, yaitu:

a.     kebutuhan beradaptasi untuk mempercepat perubahan dalam lingkungan bisnis

b.     kebutuhan koordinasi yang lebih besar dari unit-unit bisnis dan pemerintah yang semakin saling bergantung

c.     pergerakan ke arah manajemen partisipatif, khususnya dalam pergerakan lingkaran kualitas yang lias.

langkah-langkah penyelenggaraan rapat seperti berikut ini:

1. Perencanaan dan logistik rapat, yang pada tahap ini, kita melakukan hal-hal seperti berikut:

-       Bertanya pada kita sendiri: apakah rapat ini memang kita perlukan dan apa yang harus ada dan kita lakukan untuk mencapai maksud dan tujuan rapat?

-       Menentukan siapa yang seharusnya hadir dalam rapat tersebut

-       Memastikan orang yang harus hadir dalam rapat bisa datang dan berpartisipasi dalam rapat

-       Menyusun agenda dan menangani pendokumentasiannya.

-       Mempersiapkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat, seperti materi presentasi, ruang untuk rapat,  perlengkapan presentasi dan ―biasanya― konsumsi rapat.

2. Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat, yang pada dasarnya merupakan penjabaran dari maksud dan tujuan rapat. Pada tahap ini, kita memiliki 3 jenjang perencanaan, yaitu:

-       Perencanaan strategis yang lebih menekankan pada apa yang akan kita peroleh dari satu rapat dan skenario seperti apa yang hendak kita jalankan dalam penyelenggaraan rapat tersebut.

-       Perencanaan operasional yang merupakan penjabaran dari rencana strategis. Di sini kita membahas secara lebih detil misalnya skenario besar yang dibuat pada perencanaan strategis kemudian diturunkan pada perencanaan yang lebih operasional.

-       Perencanaan fungsional yang berarti kita melakukan pembagian sumberdaya manusia yang ada untuk menjalankan fungsi-fungsi dalam penyelenggaraan rapat seperti siapa yang bertanggung jawab atas materi rapat, penyebaran undangan dan orang yang mencatat keselutuhan proses dan hasil rapat.

-       Setelah semua rencana tersebut disusun dengan baik, kita perlu melakukan peninjauan-ulang untuk memastikan bahwa rencana kita memang bisa dijalankan dengan baik.

3. Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan skenario rapat pada tahap perencanaan operasional. Tentu saja di sini yang kita perlukan adalah penyelenggaraan rapat yang produktif, sehingga pada penetapan model rapat ini kita memperhatikan:

-       Model rapat apa pun pada dasarnya tidak terlalu banyak memperhatikan berapa banyak orang yang hadir dalam rapat, namun lebih pada apa yang akan dihasilkan oleh rapat. Oleh sebab itu, kita jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat dalam menetapkan model rapat yang kita selenggarakan.

-       Seringkali kita lebih asyik membahas berapa lama waktu untuk rapat. Padahal dalam perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang hendaknya lebih kita perhatikan bukanlah berapa lama kita rapat melainkan sebenarap baik kita memanfaatkan waktu rapat.

-       Form atau bentuk rapat seperti apa yang hendak kita selenggarakan, apakah rapat formal yang biasanya menghasilkan keputusan yang mengikat atau rapat informal yang biasanya dilakukan untuk mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-katup komunikasi yang mampet.

-       Prosedur rapat seperti apa yang hendak kita pilih, misalnya untuk pengambilan keputusan apakah dilakukan secara musyawarah atau pemungutan suara. Bila dilakukan pemungutan suara, bagaimana mekanisme pelaksanaannya. Bila dilakukan musyawarah siapa yang akan memimpin dan bagaimana proses berjalannya musyawarah itu.

-       Keluaran rapat seperti apa yang kita inginkan akan mempengaruhi modal penyelenggaraan rapat. Untuk rapat formal pengambilan keputusan tentu akan berbeda modelnya dengan rapat informal untuk memecahkan kebuntuan di kalangan anggota satu tim.

-       Langkah tindak lanjut,yang penting kita perhatikan karena sering terjadi rapat terselenggara dengan keputusan yang hanya menjadi catatan. Tidak ada langkah lebih lanjut yang justru sangat penting.

4. Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat. Ada beberapa cara yang dapat kita lakukan untuk mengumpulkan fakta dan informasi tersebut, yaitu:

-       Pemutakhiran data yang tersedia secara berkala yang selanjutnya dapat dijadikan bahan rapat atau menyelenggarakan rapat untuk memperoleh data paling mutakhir tentang sesuatu seperti data pemasaran.

-       Kelompok diskusi terfokus

-       Urun-rembug

-       Dialog

-       Konsultasi

-       Analisis kesenjangan dan kebutuhan

-       Analisis isu

5. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, yang dilakukan dengan menetapkan langkah-langkah sebagai berikut:

-       Temu-kenal masalah dan merumuskan masalah

-       Pendekatan poemecahan masalah: berpikir linear-rasional atau lateral-kreatif yang akan kita pakai

-       Gaya untuk pengambilan keputusan. musyawarah atau pemungutan suara

      Hal lain yang perlu kita perhatikan manakala menyelenggarakan rapat bisnis adalah apa yang dinamakan sebagai sense of meeting. Apa yang dimaksud dengan sense of meeting? Pada dasarnya, yang dimaksud dengan istilah ini adalah kondisi di mana peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan yang diselenggarakan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan setelah rapat selesai diselenggarakan. Oleh sebab itu, dengan sense of meeting ini, semua peserta rapat akan berupaya terlibat dalam pertemuan itu, berdialog, berdiskusi dan bertukar informasi untuk mencapai tujuan penyelenggaraan rapat.

      Bila dalam satu rapat, ada orang yang secara fisik hadir di ruang pertemuan namun pikirannya melayang ke mana-mana bahkan tidak juga berbicara sesungguhnya lebih banyak diam sambil terkantuk-kantuk, maka orang tersebut sebenarnya tak memiliki sense of meeting. Orang tersebut tidak merasakan pentingnya dan betapa bernilainya rapat bagi satu organisasi. Orang tersebut lebih memandang rapat sebagai pertemuan rutin yang tak bermakna apa-apa.

       Padahal, rapat lebih dari sekedar pertemuan biasa. Rapat lebih merupakan kegiatan yang menjadi sarana untuk pertukaran data dan informasi, tempat mendialogkan gagasan dan konsep, dan tempat bagi pertukaran pikiran melalui diskusi yang produktif. Organisasi mana pun tentu akan membutuhkan gagasan baru yang segar dan kreatif serta pertukaran informasi yang penting. Bahkan lebih dari itu, rapat pun, sebagai kegiatan komunikasi, tentu menjalankan fungsi pendidikan juga. Melalui rapat, orang saling belajar tentang cara menyelesaikan masalah atau kultur yang berkembang pada satu organisasi.

        Mengingat rapat merupakan sarana pendidikan dalam satu organisasi, maka rapat pun menjadi sarana penting dalam upaya melakukan perubahan organisasi. Kita tentu mengenal istilah learning organisation. Istilah ini menunjuk pada keadaan satu organisasi yang melakukan perubahan tidak hanya dengan mengubah dan memperbaharui atau menyesuaikan kebijakan, sistem dan sumberdaya manusia yang dijalankan satu organisasi. Melainkan, secara keseluruhan organisasi tersebut belajar. Semua orang yang ada dalam organisasi tersebut belajar sehingga mendorong terjadinya perubahan organisasi sebagai respon terhadap perubahan yang terjadi pada lingkungan internal dan lingkungan eksternal satu organisasi.

      Oleh karena itu, rapat menjadi salah satu sarana komunikasi yang penting untuk mengembangkan learning organisation itu. Bisa dikatakan, rapat merupakan salah satu bentuk implementasi konsep learning organisation itu, bila saja rapat tersebut diikuti oleh mereka yang memiliki sense of meeting dan menyadari bahwa rapat merupakan sarana untuk saling membelajarkan satu sama lain. Kita sudah membahas makna rapat yang bermaksud sebagai kegiatan pendidikan itu pada tabel tentang jenis dan tujuan rapat tadi.

PERTEMUAN
 

Penemuan-pertemuan dalam dunia usaha atau bisnis dapat dilakukan antara pimpinan dengan stafnya, tetapi juga dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan.

pertemuan yang diselenggarakan tidak dimaksudkan untuk membuat keputusan melainkan hanya untuk menghimpun pendapat atau untuk memperoleh kesamaan pendapat. Maka komunikasi yang dilakukan dalam pertemuan harus dalam suasana bebas yang terpimpin, untuk itu perlu dibuat kesimpulan dari pertemuan tersebut, bukan membuat keputusan. Komunikasi dalam pertemuan tersebut dapat dilaksanakan dengan menghimpun laporan, keluhan, saran dan juga dengar pendapat. Dari pertemuan tersebut dapat disusun sebuah bahan untuk rapat.

o   RAPAT 

     Untuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : 

1.  undangan rapat 2. pengaturan ruang rapat 3. perlengkapan rapat

undangan rapat hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat dan jelas untuk menyebutkan hari , tanggal, waktu, tempatrapat, acara rapat, pengaturan ruang rapat disesuaikan dengan kebutuhan dan Pengaturan tempat duduk ditentukan oleh jumlah peserta rapat dan luas ruangan rapat.

dalam pelaksanaan rapat perlu diperhatikan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk rapat, siapa yang memimpin rapat, notulis, peserta rapat. bagian terpenting adalah pengambilan keputusan yang dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat, bila cara ini tidak dapat dicapai tentunya akan ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak/voting , konsekuensinya bagi peserta rapat yang kalah suara harus tetap bertanggung jawab dan melaksanakan keputusan tersebut.

o   KOMUNIKASI PERTEMUAN DAN RAPAT

dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Hendaknya tiap peserta mampu :

1. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

2. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

3. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional.

4. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

5.Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

setelah pertemuan berhasil menyusun kesimpulan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta, dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari pertemuan atau rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan baik.

o   TEKNIK BERBICARA,MEMBACA DAN MENDENGARKAN

Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang palingefektif. karena kemampuan berbicara bagi seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara. Disamping itu keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki, banyaknya pengalaman yang dimiliki, dan intelegensinya.

Selain teknik berbicara, perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Oleh karna itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.

Selain itu ada juga teknik mendengarkan , nampaknya lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan adalah tambahnya pengetahuan, informasi dan sekaligus menseleksi bobot informasi untuk membuat keputusan.

o   MENYUSUN PESAN

komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih merupakan suatu teknik daripada suatu sikap. Oleh karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hampir selalu tersita untuk hal-hal berikut ini :

1. Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan untukmempengaruhi pengambilan keputusan.

2.  Memberikan arahan kepada para manajer bawahannya dengan berbagai informasi untuk membantu kelancaran kerja mereka.

3.  Menyampaikan berbagai informasi kepada stafnya.

4. Mengatur dan menetapkan strategi.

5.  Menerima dan menganikan penampilan-penampilan untuk semua orang yang bekerja baginya.

6.  Berkomunikasi dengan berbagai pihak di luar perusahaan, termasuk para pelanggan, masyarakat umum.

dalam komunikasi bisnis, kita mengedepankan masalah-masalah yang berhubungan dengan bagaimana menyusun kalimat yang efektif, memilih kata secara hati-hati, menyusun paragraf, menulis berbagai jenis surat, menulis laporan dan sebagainya.

Jadi kesimpulannya bahwa yang lebih penting dari semua kemampuan teknik berbahasa itu adalah bagaimana menyusun pesan yang sesuai dengan kebutuhan. Sebab, seindah apapun kalimat atau sebagus apapun tipografi huruf yang dipilih, tanpa muatan pesan yang berarti semua itu omong kosong.

Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan atau bahasa lisan. Komunikasi lisan sangat berbeda dengan komunikasi tulisan, dimana anda mendapat banyak cara untuk memperoleh pesan dari orang lain. Anda dapat segera memperbaiki diri jika anda tidak mengerti bagian-bagian penting logat suatu pesan, menjelaskan ide-ide dan menampilkan sikap.

Ketika menulis, pertama-tama anda harus menyampaikan pesan secara jelas dan singkat. Membentuk keahlian menulis membutuhkan banyak waktu dan kreativitas daripada berbicara.Komunikasi tertulis ialah bisnis yang sangat penting sekali, sebab itu adalah sumber utama dokumen.oleh karena itu perusahaan lebih menyukai pemakaian tulisan.